直接答案
報價唔係買一個 AI 工具，而係建立一條經過測試、有人負責同可以交接嘅流程。
正常第一階段會包括流程診斷、Scope、資料 Mapping、系統建立、例外處理、測試、文件同交接。實際價錢會受系統數量、資料質素、權限、人工審批、錯誤風險同服務要求影響。
第三方軟件、API 用量、WhatsApp 訊息、Hosting 同持續維護通常要另外列明。比較兩份報價時，要先對齊包括同唔包括嘅工作，而唔係只比較總數。
一個完整第一階段，通常包括六類工作。
流程診斷及成功標準
確認觸發點、輸入、輸出、每月工作量、正常路徑、例外、Owner 同可以量度嘅 Before／After。
Scope 及系統 Mapping
寫清楚今次處理咩、唔處理咩、邊個系統係 Source of Truth，同埋邊啲欄位可以讀寫。
建立及整合
連接表格、CRM、WhatsApp、Sheet、Database、會計或其他現有平台，按已確認規則處理資料。
例外及人工審批
定義資料缺失、低信心、重複、金額不符、特殊條款同系統失敗時應該停低定交畀邊個。
測試及驗收
用真實但安全嘅樣本測正常、錯誤同邊界個案，再由流程 Owner 按 Expected Result 驗收。
文件、交接及上線
記錄帳戶、權限、規則、監察、人工後備、常見錯誤同改動方法，唔將系統變成單一供應商先識處理。
有七類成本，唔應該收埋喺一個模糊總價入面。
第三方軟件月費
CRM、Automation 平台、文件處理、資料庫、Email 或其他 SaaS 應列明由邊一方直接持有同付款。
API、AI Model 及訊息用量
按文件量、Token、訊息、儲存或執行次數收費嘅服務，要用實際工作量做估算。
Hosting、監察及 Log
正式系統需要運行環境、錯誤記錄、告警同保留期，唔應只計開發電腦上成功一次。
資料清理及舊系統工作
大量重複、缺欄位、舊格式、冇 API 或權限未清楚，會增加前期整理同測試。
培訓同內部時間
流程 Owner、使用者、IT、財務或管理層提供規則、樣本、測試同決策都係項目成本。
持續維護
平台更新、Credential、錯誤處理、模型評估同監察應寫清楚回應範圍，唔好只寫『包 Support』。
重大改動
新增平台、改商業規則、擴大資料範圍或重新設計流程，通常係 Change Request，唔等同修正原有 Bug。
兩個看似相同嘅項目，價錢可以因為風險同例外差好遠。
最直接嘅成本因素係連接幾多個系統、資料格式有幾一致、每個系統可唔可以穩定讀寫、要保留幾多人工審批，以及失敗後要唔要自動重試、告警、對帳同復原。
內部草稿可以容許人手再改；正式報價、付款、庫存、客戶訊息同會計紀錄就需要更完整測試、權限、Log 同 Approval。
先睇工作範圍，先好問一個項目值幾多錢。
單一表格到 CRM
資料欄位固定、平台有官方 API、只需去重、分配同通知，通常比跨系統文件流程簡單。實際報價仍要先確認平台同例外。
Invoice 擷取及庫存配對
不同供應商格式、欄位命名唔一致、低信心資料、重複文件、庫存紀錄同正式寫入要求，會增加 Mapping、測試同人工審批。
網站、WhatsApp、CRM 同 Sales 交接
除咗技術連接，仲要定義同意、訊息時機、Lead Qualification、分配、停止條件、人工接手同 Conversion Tracking。
建立費解決第一次交付，維護費處理之後嘅變化同故障。
一次性建立通常包括已同意 Scope 內嘅診斷、Mapping、建立、測試同交接。持續維護可以包括健康檢查、告警處理、Credential 更新、依賴更新、細微修正同定期 Model Evaluation。新增業務規則、平台或流程，就應另作 Change Request。
公平比較報價，要先對齊十樣嘢。
目標、Scope 同排除項目
每份方案係咪解決同一條流程，並清楚列出唔處理嘅部分？
系統、資料同 Ownership
帳戶、Source、Credential、資料、文件同離場安排由邊個擁有？
例外、人工審批同失敗處理
正常 Demo 以外，重複、缺資料、超時、低信心同平台失敗點處理？
測試、驗收同上線
用咩樣本、Expected Result、通過準則、Pilot、Rollback 同正式 Owner？
第一年總成本
將 Setup、平台、API、訊息、Hosting、維護、培訓、改動同內部時間分開。
有四種公司，暫時唔應該直接做度身項目。
工作量太低
一個月只做幾次而且每次幾分鐘，現成工具、模板或簡單設定通常更合理。
流程仍然日日改
團隊未對正常做法有共識時，先整理 SOP、責任同例外，否則只會將混亂加快。
市場已有工具解決大部分需要
如果成熟 SaaS 已經解決八成需求，通常應先試現成功能，只整合公司獨有部分。
冇流程 Owner
冇人提供規則、測試、批准改動同處理例外，供應商無法代替公司擁有日常流程。
用公開案例理解價值，但唔好將工時當成保證現金節省。
AutoBrand 公開製造業案例每月處理約 3,000 張 Invoice，平均每張由約 10 分鐘縮短至約 1 分鐘。換算係每月釋放約 450 小時處理產能，但實際財務價值仍然取決於員工如何使用釋放時間、錯誤成本同流程採用率。
每月 Invoice
平均分鐘／張
每月釋放處理產能
唔等於保證現金節省
常見問題
AI Automation 係固定套餐價嗎？
通常唔係。度身項目需要按流程、系統、資料、例外、測試、權限同風險要求確認範圍，再提供正式報價。
報價應唔應該包括第三方月費？
應該清楚列明，但未必包含喺建立費。平台、API、訊息、Hosting 同其他用量費最好分開，並寫明帳戶由邊一方持有。
一般項目幾耐可以上線？
範圍清楚嘅第一階段一般約 2-4 星期。舊系統、資料清理、多部門審批、大量例外或複雜權限會延長。
維護費同 Change Request 有咩分別？
維護處理已同意流程嘅監察、錯誤、Credential、依賴更新同細微修正。新增平台、規則、資料範圍或完整功能通常屬於 Change Request。
所有公司都應該直接做度身項目嗎？
唔應該。低工作量、流程未穩定、冇 Owner，或者現成工具已解決大部分需要時，先用簡單方案通常更合理。
EXPERT AUTOMATION CONSULTATION
想確認你公司應該由邊度開始？
用一條真實流程做診斷，先整理價值、風險、資料、系統同最小可行範圍，再決定值唔值得建立。