案例重點
真正值得自動化的唔係單純 OCR，而係抽取、價格配對、例外覆核同 ERP 輸出之間的整條流程。
客戶每天收到不同格式的採購訂單，員工要逐行抄錄產品、數量、價格及日期，再打開多份季度價格表核對，最後按 ERP 樣板重做 Excel。
新系統把文件辨識、價格搜尋、風險提示、人手修正及正式匯出放在一個畫面。正常項目自動處理，編號相近、價格空白或數字有歧義的項目才交由員工決定。
一張訂單要在 PDF、幾份 Excel 同 ERP 樣板之間反覆切換。
文件可能係可搜尋 PDF、掃描 PDF 或相片。產品編號又可能包含前導零、句點或版本尾碼。員工完成抄錄後，仍要逐份價格表尋找核准價格、單位、最低訂購量與交貨期。
歐洲數字格式尤其容易出錯。1.000 可能代表一千件，2.172,90 代表 2172.90。只靠一般文字抽取而不理解欄位與總額關係，便可能產生金額或數量錯誤。
系統按文件能力選擇文字或視覺辨識，再用交易邏輯檢查結果。
上載後，系統抽取採購單號、日期、產品行號、編號、描述、數量、單位、價格、總額及要求交貨日期。可直接讀取的 PDF 優先使用文字，掃描文件則以視覺辨識處理。
數量、單價與行總額會互相核對。如果三者不能合理對應，畫面會要求使用者返回原文件確認，而唔會靜默接受一個看似完整的結果。
同時搜尋所有已啟用價格表，完全配對不到先顯示有限候選。
三類價格資料合計近三千筆記錄。系統將不同工作簿與工作表整理成一致結構，使用者毋須預先知道應該打開哪一份 Excel。成功配對後，畫面亦保留來源工作簿、工作表及行數。
找不到完全相同編號時，系統只提供少量相近選項，並保留原始編號。候選不會自動取代採購單資料，避免模糊搜尋將產品錯配到另一個真實存在的型號。
價格空白
集中標示，等員工決定是否需要向供應商或內部確認。
重複編號
顯示多個來源，不在背後任選其中一筆。
相近產品
只提供候選，由人手選擇並保留決定紀錄。
覆核完成後，系統按正式樣板產生可匯入 Excel。
輸出保留指定工作表、欄位次序及日期格式。核准季度價格、產品單位與交貨期來自已啟用資料，預計交貨日期按訂單日期加上配對產品的交貨期計算。
管理員可以上載新季度價格表，先查看可讀記錄、缺價與重複項目，確認後才取代該來源的舊版本。季度更新因而由改程式變成可審批的資料工作。
客戶按現行訂單量估算，整體處理效率提高約 80%，每月節省約 60 小時。
員工的工作由逐格輸入轉為確認例外。來源位置、原始編號及人手選擇都保留在結果內，日後有疑問可以返回價格表及採購單追查。
數字屬客戶按現行工作量作出的估算。下一步應記錄每月訂單量、舊流程每張時間、新流程處理與覆核時間，建立可持續比較的基準。
常見問題
掃描 PDF 都可以處理嗎？
可以。系統會在直接文字不足時使用視覺辨識，但所有抽取結果仍然會進入同一個覆核畫面。
相近產品編號會唔會自動配對？
唔會。只有完全相同的編號可以直接配對，相近結果只作候選並由使用者選擇。
系統會取代最後覆核嗎？
唔會。產品找不到、價格空白、重複或數字不一致等例外會集中顯示，正式輸出前仍由員工確認。
EXPERT AUTOMATION CONSULTATION
你公司都有一條重複、容易出錯嘅流程？
同我哋講現時點做、每月工作量同最常見例外。我哋會先判斷邊一段值得自動化，再提出可驗收嘅第一階段。