直接答案
先畫清楚資料由邊度入、寫去邊度、失敗邊個知，先好開始接系統。
最基本要確認五件事：邊個系統係正式紀錄、欄位點樣對應、邊個帳戶有讀寫權限、邊啲情況一定要人批，同埋系統失敗時點樣重試、告警同轉人手。
如果呢五件事未清楚，AI Model 再準確都可能將資料寫錯地方、重複建立紀錄，或者靜默失敗而冇人發現。
將整合分成客戶接觸、業務系統同控制三層。
客戶接觸層
網站表格、WhatsApp、Email、文件上載、電話紀錄或其他觸發點，負責收集原始輸入。
業務系統層
CRM、Google Sheet、ERP、會計、庫存、Database 或內部平台，負責保存同更新正式紀錄。
控制及監察層
權限、驗證、去重、Log、告警、人工審批、重試同復原，負責確保流程唔會靜默出錯。
每個系統都要填清楚九欄資料。
系統同 Owner
寫明平台、負責部門、日常使用者、技術管理人同遇到問題時邊個可以決定。
Source of Truth
同一個客戶、訂單或 Invoice 出現喺多個地方時，要指定邊一個版本先係正式。
介面同權限
確認 API、Webhook、匯出、Email 或其他接口，以及可以讀、寫、刪除同批量操作嘅範圍。
資料同風險
記錄欄位格式、更新頻率、個人資料、保存期、敏感程度、常見缺漏同錯誤後果。
官方 API 同 Webhook 通常最穩定，瀏覽器自動化應該最後先考慮。
API
適合主動讀寫資料，可以用權限、狀態碼、版本同限制管理。要監察 Token、Rate Limit 同 Vendor 更新。
Webhook
適合事件發生時即時通知，例如表格提交或付款完成。要驗證來源、處理重試同防止同一事件重複執行。
CSV、Email 或批量匯入
適合舊系統或定時批次，但要處理版本、欄位改動、重複檔案同未完成批次。
瀏覽器自動化
冇正式接口時先考慮。畫面、登入、驗證碼或按鈕一改就可能失效，所以維護成本同風險較高。
欄位名稱唔一致，要先建立一套標準資料定義。
例如 Company Name、Customer、Account 同客戶名稱可能指同一樣嘢，也可能代表唔同層級。每個欄位要定義名稱、格式、必填、允許值、驗證規則、Source of Truth 同錯誤處理。
至少測缺欄位、錯格式、重複、過長內容、新供應商格式、舊紀錄衝突同無權限寫入。
涉及金額、刪除、客戶承諾或低信心結果，應保留指定人員審批。
高風險行動
正式報價、付款、退款、刪除紀錄、大幅庫存改動同敏感客戶訊息，唔應該由黑箱結果直接完成。
低信心同新例外
未見過嘅格式、資料矛盾或低於已確認門檻嘅結果，要保存原文、原因同交由邊個。
抽樣覆核
即使高信心個案可以自動完成，都應按風險抽樣，睇清楚準確度有冇因資料或平台改動而下降。
重試之前要先確保同一動作唔會做兩次。
每個工作應有唯一識別、清楚狀態同執行紀錄。短暫網絡錯誤可以有限次重試；連續失敗、資料問題或權限問題就要停止、告警同放入人工處理清單。正式恢復後再對帳，確認冇漏做或重複。
用 30 日做盤點、Prototype、測試、Pilot 同交接。
第 1-5 日：盤點同基準
確認流程、系統、資料、Owner、工作量、現時錯誤同成功標準。
第 6-12 日：Mapping 同 Prototype
用安全樣本確認欄位、接口、正常路徑、人工審批同最細可行範圍。
第 13-20 日：例外同驗收測試
測正常、錯誤、邊界、重試、重複、告警、人工後備同 Expected Result。
第 21-30 日：受控 Pilot 同交接
限制流量、監察結果、修正問題、建立 Runbook，再由指定 Owner 批准正式上線。
正式接駁前，逐項確認十五件事。
流程同資料
Owner、成功標準、Source of Truth、欄位定義、測試樣本同個人資料保存期已確認。
權限同安全
Production 帳戶、最小權限、Credential 保存、Webhook 驗證同移除權限方法已測試。
例外同復原
去重、重試限制、人工審批、告警收件人、人工後備、Rollback 同對帳責任已安排。
常見問題
冇 API 嘅舊系統可唔可以整合？
有時可以用匯出、Email、Database、RPA 或其他方法，但穩定性、權限同維護成本通常較高。應先比較改用正式接口或新平台係咪更合理。
整合一定要換走現有 CRM 嗎？
未必。成熟做法通常保留現有 Source of Truth，只建立必要連接、驗證、同步同例外處理。
點樣避免重複建立 Lead 或訂單？
每個事件要有唯一識別，寫入前檢查現有紀錄，重試時使用相同識別，並定期對帳未完成同重複狀態。
個人資料可以直接交畀 AI 嗎？
唔應該未評估就直接傳送。先確認目的、必要資料、權限、供應商條款、保存、跨境處理、刪除同人工責任，並按香港私隱要求設計。
整合完成後仲需要維護嗎？
需要。Credential、API、欄位、平台、用量限制、商業規則同資料格式都會變。至少要有監察、告警、Owner、人工後備同定期測試。
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想確認你公司應該由邊度開始？
用一條真實流程做診斷，先整理價值、風險、資料、系統同最小可行範圍，再決定值唔值得建立。